Effizienz steigern. Umsatz erhöhen.
Mit smarten digitalen Prozessen & KI zu mehr Freiheit, Fokus und Wachstum.
Für Dienstleister, Agenturen, Coaches & Berater.
Du hast genug von ständigen To‒Dos, unklaren Abläufen und Projekten, die mehr Energie ziehen, als sie bringen.
Du willst ein Unternehmen, das läuft – ohne dass du ständig überall gleichzeitig sein musst?
Wir zeigen dir, wie du mit intelligenten Systemen, Automatisierung und KI dein Business so strukturierst, dass Ergebnisse planbar werden – und du dich endlich wieder auf das konzentrieren kannst, was du wirklich willst:
Wachstum, Qualität und Leichtigkeit.
Lass mich raten..
Du hast ein funktionierendes Angebot. Du bekommst Anfragen. Du schließt Kunden ab.
ABER... du weißt ganz genau: Du bist die zentrale Person, die alles am Laufen hält.
Jedes Projekt, jeder Handover, jeder Lead, jede Übergabe – hängt direkt oder indirekt an dir. E-Mails, Anrufe, WhatsApp-Nachrichten. Jeder will etwas von dir.
Team, Kunden, Projekte – alles läuft gleichzeitig.
- Dein Vertrieb? Funktioniert – aber nur mit deinem Input.
- Dein Team? Arbeitet – aber fragt bei jedem zweiten Schritt nach.
- Deine Tools? Irgendwie verbunden – aber ganz sicher nicht sauber.
- Dein Tag? Ein einziger Reaktions-Marathon. Slack. Notion. Loom. Repeat. Du bist der Dreh- und Angelpunkt. Wenn du nicht antwortest, steht alles still. Du führst, lieferst, organisierst und korrigierst – im Dauerlauf.
Das Schlimmste: Du gewöhnst dich dran.
Und trotzdem fragst du dich: „Warum fühlt sich Wachstum immer noch wie Stillstand an?“
Was du spürst, ist KEIN „normaler Wachstumsschmerz“
Was du da hast, ist eine instabile Struktur. Wenn du so weitermachst, wird jede neue Umsatzstufe nicht leichter, sondern schwerer.
Denn du skalierst auf etwas, das nicht dafür gebaut ist:
- manuelle Prozesse,
- unstabile Workflows,
- unausgesprochene Verantwortlichkeiten
Die Wahrheit ist: Dein Unternehmen ist kein System.
Es ist ein Konstrukt aus Zurufen, Intuition, Improvisation und 10 % Glück.
Und du weißt: Du wirst untergehen, wenn du so weitermachst.
Wir helfen dir in diesen Bereichen bei der Automatisierung & Optimierung:
Prozessanalyse
Detaillierte Analyse deiner bestehenden Prozesse zur Identifikation von Optimierungspotenzialen und zur Steigerung der Effizienz und Transparenz.
Tool‒Beratung
Auswahl und Implementierung passender Tools, die exakt auf die Anforderungen deines Unternehmens abgestimmt sind und deine Prozesse gezielt unterstützen.
Fulfillment‒Prozesse
Implementierung eines zentralen Systems zur Strukturierung deiner Kundenprozesse – für effiziente Abläufe und eine verlässliche Auftragsabwicklung.
Buchhaltungs‒Automatisierung
Automatisierte Buchhaltungsprozesse minimieren Fehlerquellen und entlasten dein Team – für mehr Fokus auf strategische Themen.
KI‒Implementierung
Implementierung von KI-Technologien zur Effizienzsteigerung durch Automatisierung und zur Förderung besserer Entscheidungen im Unternehmen.
CRM‒Systeme
Implementierung und Weiterentwicklung von CRM-Systemen zur Unterstützung effizienter und transparenter Kunden- und Vertriebsprozesse.
Vorteile unserer Zusammenarbeit
Mehr Umsatz & Wachstum: Skalierbare Prozesse für nachhaltigen Erfolg.
Effizienz & Produktivität: Optimierte Abläufe für reibungsloses Arbeiten.
Nachhaltige Skalierung: Dein Unternehmen wächst, ohne dass du dich überarbeitest.
Weniger Stress: Klare Strukturen und digitale Tools erleichtern den Alltag.
Zeit- und Kostenersparnis: Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben.
Individuelle Lösungen: Strategien, die genau auf dein Business zugeschnitten sind.
So verändert KI deine Arbeitsweise
– Schritt für Schritt
1. Onboarding automatisieren
Dein gesamtes Kunden‒Onboarding läuft wie von selbst:
✓ Onboarding‒Calls werden erfasst und automatisch ausgewertet ✓ KI erstellt Kundenprofile aus Transkripten und Formularen
✓ Strategische Analysen laufen basierend auf Kundendaten
✓ Projektpläne & Milestones werden automatisch generiert
Ergebnis: Ein perfektes Setup – in Minuten statt Tagen.
✓ Onboarding‒Calls werden erfasst und automatisch ausgewertet ✓ KI erstellt Kundenprofile aus Transkripten und Formularen
✓ Strategische Analysen laufen basierend auf Kundendaten
✓ Projektpläne & Milestones werden automatisch generiert
Ergebnis: Ein perfektes Setup – in Minuten statt Tagen.
2. Setup‒Phase beschleunigen
Mit KI werden Inhalte, Designs und Funnels in Rekordzeit umgesetzt.
✓ Werbetexte entstehen auf Basis des Kundenprofils automatisch
✓ Branding‒Konzepte und Designs werden via KI generiert
✓ Funnels, Seiten & Kampagnen entstehen per API in deinem System ✓ Ads werden KI‒optimiert vorbereitet und ausgerollt
Was früher Tage brauchte, ist jetzt in Stunden erledigt – und das mit einer Qualität, die zu 100 % deiner Marke entspricht.
✓ Werbetexte entstehen auf Basis des Kundenprofils automatisch
✓ Branding‒Konzepte und Designs werden via KI generiert
✓ Funnels, Seiten & Kampagnen entstehen per API in deinem System ✓ Ads werden KI‒optimiert vorbereitet und ausgerollt
Was früher Tage brauchte, ist jetzt in Stunden erledigt – und das mit einer Qualität, die zu 100 % deiner Marke entspricht.
3. Continuity mit System
In der laufenden Betreuung überwacht KI deine wichtigsten Kennzahlen:
✓ Tracking, Auswertung & KPIs laufen automatisiert
✓ KI erkennt Abweichungen und schlägt Maßnahmen vor
✓ Neue Kampagnen, Reports & To‒Dos entstehen auf Knopfdruck Du bekommst Kontrolle, Transparenz und Effizienz – ohne Mehraufwand.
✓ Tracking, Auswertung & KPIs laufen automatisiert
✓ KI erkennt Abweichungen und schlägt Maßnahmen vor
✓ Neue Kampagnen, Reports & To‒Dos entstehen auf Knopfdruck Du bekommst Kontrolle, Transparenz und Effizienz – ohne Mehraufwand.
Dein Business – klar, skalierbar, souverän
Was würde es dir bedeuten wenn Du morgen in dein Büro gehst und:
✓ Dein Kalender sich nur noch mit echten Wunschkunden füllt
✓ Jeder Lead, der reinkommt, automatisch vorqualifiziert, eingeordnet und weiterverarbeitet wird
✓ dein Team klar nach vordefinierten SOPs arbeitet – keine Rückfragen mehr, keine doppelte Arbeit,
✓ Übergaben fließend laufen, Kunden geonboardet werden und Deadlines pünktlich abgeschlossen
werden
✓ du aufwachst, ins Dashboard schaust – und siehst: Umsatz gestern. Leads diese Woche. Status aller
Kunden
Und jetzt stell dir die letzte Frage: Wie würde sich dein Alltag und vorallem dein Privatleben verändern, wenn du nicht mehr das System wärst ‒ sondern eins hättest, das für dich arbeitet?
Lass uns gemeinsam dein Unternehmen digital, effizient & stressfrei machen.
Lass uns gemeinsam dein Unternehmen digital, effizient & stressfrei machen.
DEIN ERFOLGSPLAN
Erreiche absolute Spitzenwerte
Die Herausforderung
Warum viele Unternehmen heute auf der Stelle treten
Zu viele Tools, zu wenig Struktur
➙ Kein roter Faden im Tagesgeschäft
➙ Daten, Aufgaben und Kommunikation verstreut
➙ Entscheidungen basieren auf Gefühl statt auf Fakten
➙ Wachstum hängt an Menschen – nicht an Prozessen
Das Resultat:
Es läuft – aber nur, solange du selbst mitläufst.
Unser Ansatz
Struktur, Automatisierung & KI als Wachstumsbasis
Wir verbinden Strategie, Technik und KI
➙ Analyse & Prozessarchitektur: Wir erkennen Engpässe und standardisieren Abläufe.
➙ Automatisierung: KI übernimmt Routine, Kommunikation und Organisation.
➙ Transparente Systeme: Du siehst jederzeit, was läuft – und was nicht.
So entsteht ein Unternehmen, das funktioniert – auch ohne dich in jedem Detail.
So entsteht ein Unternehmen, das funktioniert – auch ohne dich in jedem Detail.
Unsere Leistungen
Smarte Prozesse für messbare Ergebnisse
➙ Prozessanalyse & Workflow‒Design
Wir machen sichtbar, wo Zeit, Geld und Energie verloren gehen – und strukturieren dein Business neu.
➙ Automatisierung & KI‒Integration
Von E‒Mail‒Flows über Kundenkommunikation bis zu Datenauswertungen: Wir automatisieren, was dich bremst.
➙ CRM & Projektmanagement‒Systeme
Wir schaffen Ordnung in Tools, Leads und Aufgaben – für maximale Übersicht und Effizienz.
➙ Schulung & Betreuung
Wir begleiten dich bei der Einführung und sorgen dafür, dass dein Team das System lebt.
Das Ergebnis
Mehr Freiheit. Mehr Fokus. Mehr Umsatz.
Dein Team arbeitet klar, effizient und motiviert.
➙ Aufgaben laufen automatisch – fehlerfrei und termingerecht. ➙ Du gewinnst Überblick über Zahlen, Prozesse und Ergebnisse. ➙ Und vor allem: Du hast wieder Zeit für das, was wirklich zählt.
➙ Aufgaben laufen automatisch – fehlerfrei und termingerecht. ➙ Du gewinnst Überblick über Zahlen, Prozesse und Ergebnisse. ➙ Und vor allem: Du hast wieder Zeit für das, was wirklich zählt.
Smarte Prozesse & klare Systeme.
Spürbares Wachstum.
Bereit, dein Unternehmen neu zu strukturieren?
Starte mit einer kostenlosen Prozessanalyse und entdecke,
wie KI und Automatisierung dich von operativem Druck befreien.
Einfach und unkompliziert zur Zusammenarbeit
IN NUR 3 SCHRITTEN
Schritt 1
Kostenloses Erstgespräch
Trag dich ein und erzähl uns, wo du stehst. Wir schauen uns deine Situation genau an und geben dir schon erste wertvolle Tipps.
Schritt 2
Strategieberatung
Wir besprechen dein individuelle Situation in einem Videomeeting und geben eine Einschätzung zu deinen Potenzialen.
Schritt 3
Umsetzung & Betreuung
Wir starten die Umsetzung und du merkst sofort die erste Zeitersparnis, mehr Gewinn und volle Terminkalender!
Baugeschäft Plett GmbH
Prozessaufbau im Wachstum bei der Baugeschäft Plett GmbH
Problem
Mit dem Wachstum der Baugeschäft Plett GmbH von 3 auf 9 Mitarbeitende stiegen auch die buchhalterischen Anforderungen sprunghaft an. Die bisherige, manuell geführte Buchhaltung konnte mit der Dynamik nicht mehr mithalten: Belege stapelten sich, Zahlungsziele wurden knapp, und die Kommunikation mit dem Steuerberater war zeitaufwendig und fehleranfällig. Eine dedizierte Buchhaltungskraft war nicht mehr wirtschaftlich — ein digitaler und skalierbarer Prozess musste her.
Lösung
Gemeinsam mit dem Team der Baugeschäft Plett GmbH wurde ein skalierbarer Buchhaltungsprozess aufgebaut, der nahezu vollständig digital funktioniert – und das ohne eine interne Buchhaltungskraft.
Durch die Auswahl einer passenden Buchhaltungssoftware, automatisierte Schnittstellen zu Bank und Steuerberater sowie einer sauberen internen Belegstruktur konnte der komplette Buchhaltungsablauf effizient abgebildet werden. Eingehende und ausgehende Rechnungen, Belege, Mahnwesen und die Vorbereitung der Löhne laufen heute standardisiert, nachvollziehbar und revisionssicher. Die Geschäftsführung hat jederzeit Überblick über Zahlen, Liquidität und offene Posten – ohne operativen Aufwand.
PlanA Tiefbau GmbH
Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung bei PlanA Tiefbau GmbH
Problem
PlanA Tiefbau GmbH hatte mit wachsendem Auftragsvolumen Schwierigkeiten, ihre Projekte termingerecht und kostenoptimal abzuwickeln. Die fehlende Standardisierung der Arbeitsprozesse führte zu Verzögerungen, unübersichtlichen Projektständen und erhöhtem Koordinationsaufwand.
Lösung
Wir haben gemeinsam mit PlanA Tiefbau GmbH ein standardisiertes Prozessmanagement eingeführt, das alle Projektphasen von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung abdeckt. Durch den Einsatz digitaler Tools für die Ressourcenplanung und Dokumentation konnten die Abläufe transparenter gestaltet und die Effizienz deutlich gesteigert werden. Dadurch konnten Projekte schneller abgeschlossen und Kosten besser kontrolliert werden.
FürBeamte GmbH
Effiziente PKV-Beratung für Beamte bei der FürBeamte GmbH
Problem
Der Versicherungsmakler stand vor der Herausforderung, die komplexen Anforderungen der privaten Krankenversicherung (PKV) für Beamte effizient und individuell zu beraten. Manuelle Beratungsprozesse und uneinheitliche Informationsverwaltung erschwerten die Kundengewinnung und verlängerten Beratungszeiten.
Lösung
Durch die Implementierung eines spezialisierten CRM-Systems und digitaler Beratungstools konnte der Makler seine PKV-Beratung für Beamte deutlich strukturieren und personalisieren. Automatisierte Prozesse bei der Dokumentenverwaltung und Angebotsgenerierung ermöglichten schnellere und präzisere Beratungsgespräche. So wurde die Kundenzufriedenheit gesteigert und die Beratungsprozesse effizienter gestaltet.
Über Yvonne Kaltschmidt –
Gründerin & Geschäftsführerin von OptiMation X
Ich bin Yvonne Kaltschmidt, Gründerin von OptiMation X – und leidenschaftliche Prozessarchitektin für smarte, digitale Unternehmen.
Nach meinem Studium des Wirtschaftsrechts mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik war ich mehrere Jahre bei einem der führenden deutschen Versicherungs- und Finanzdienstleister tätig – mit Fokus auf IT, Digitalisierung und Automatisierung.
Dort habe ich erlebt, wie sehr effiziente Prozesse über Wachstum, Stabilität und Freiheit entscheiden – und wie schnell fehlende Strukturen diese blockieren.
Mit OptiMation X habe ich 2025 eine Marke geschaffen, die für intelligente Effizienz ohne Grenzen steht.
Das „X“ symbolisiert dabei das Unendliche – die Verbindung aus Mensch, System und Technologie, die Wachstum multipliziert.
Ich unterstütze Dienstleister, Agenturen, Coaches und Berater dabei, ihr Unternehmen mit klaren Prozessen, Automatisierung und KI neu zu strukturieren:
Für mehr Zeit, mehr Fokus und nachhaltigen Erfolg – ohne ständigen Overload.
Ob Kundenmanagement, Onboarding, Systemintegration oder Prozessautomatisierung –
ich entwickle Strukturen, die funktionieren, während du lebst.
Mit OptiMation X wird Effizienz planbar, Wachstum messbar – und dein Unternehmen endlich skalierbar.
Warum können gerade wir dir dabei helfen?
Ganz einfach..
Weil wir wissen, wie es ist, wenn ein Unternehmen von außen gut aussieht – aber intern auf wackeligen Prozessen läuft.
Wenn der Vertrieb nur funktioniert, weil jemand permanent nachschiebt.
Wenn das Team motiviert ist, aber ständig Rückfragen hat, weil niemand wirklich weiß, was wann wie passieren soll.
Wenn Projekte durchgehen, aber keiner genau sagen kann, warum es schon wieder zu spät oder zu teuer war.
Wir kennen das nicht aus Theorie oder Webinaren – sondern weil wir selbst mitten drin waren. In echten Unternehmen. Mit echten Prozessen. Mit echtem Druck.
Antworten auf häufig gestellte Fragen
Was kostet unsere Unterstützung?
Wie die Beratung im Erstgespräch aussieht, ist ganz dir überlassen. Unsere Experten sprechen mit dir über die Themen, die für dich aktuell relevant sind oder über die du gerne mehr erfahren würdest.
Der Aufwand unserer Unterstützung basiert auf deiner Ausgangssituation. Buche ein unverbindliches Erstgespräch, damit wir dir sagen können, wie wir dir weiterhelfen können.
Warum bietet ihr das Beratungsgespräch kostenlos an?
Viele können es sich nicht vorstellen, wie eine langfristige Zusammenarbeit mit uns aussehen kann. Deshalb haben wir die kostenlosen Beratungsgespräche als zentralen Bestandteil implementiert. Dort haben Interessenten die Möglichkeit zu erleben, wie es ist, langfristig mit uns zusammenzuarbeiten. Genauso haben wir die Möglichkeit euch kennenzulernen und zu prüfen, ob auch wir uns eine Zusammenarbeit vorstellen können.
Was passiert im Erstgespräch?
Wir schauen uns gemeinsam deine aktuelle Situation an, besprechen dein Potential der Automatisierung und überprüfen, wo wir dir weiterhelfen können. Wir sprechen darüber, wie wir dein Studio mit mehr Wunschkundinnen, höheren Umsätzen und einem vollen Terminkalender voranbringen können – individuell, ehrlich und ganz ohne leere Versprechungen.
Kann man einzelne Projekte buchen?
Du bist bereits gut aufgestellt und benötigst ein kleineres Projekt oder einfach nur eine Beratung? Je nach Aufwand können wir dir selbstverständlich auch da weiterhelfen
Wie werde ich über aktuelle Projekte informiert?
In unserer Betreuung wirst du mehrmals wöchentlich per WhatsApp über den aktuellen Status des Projektes informiert und wir haben regelmäßige Zoom Calls um mit dir die aktuelle Situation + weitere Steps zu besprechen.
Wie viel Aufwand hab ich als Kunde?
Du hast lediglich im Kickoff-Meeting etwas Aufwand um uns alle notwendigen Informationen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu teilen. Hin und wieder stellen wir dir Fragen zum Prozess per WhatsApp. Den Rest erledigen wir für dich.
Wie schnell sehe ich erste Ergebnisse?
Schon nach 2–3 Wochen spürst du den Unterschied – mehr Buchungen, zuverlässige Kundinnen und erste Umsatzsteigerungen. Nach 8–12 Wochen ist dein Kalender voll mit Terminen für Permanent Make-up, Gesichtsbehandlungen oder Bodyforming.
Was, wenn das bei mir nicht so klappt? Habt ihr eine Garantie?
Wir arbeiten nur mit Studios, bei denen wir echtes Potenzial sehen. Falls deine Behandlungen oder Preise nicht ideal aufgestellt sind, zeigen wir dir, wie du sie anpassen kannst, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Wichtig ist, dass du offen für Veränderungen bist. Leere Versprechen oder unrealistische Garantien gibt es bei uns nicht.
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